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Le categorie servono per ordinare razionalmente le voci secondo un indice per argomento.
La loro funzione pratica principale è consentire di trovare voci su quello che si sta cercando; ad esempio, nel nostro caso, qualcuno potrebbe cercare una voce dove cercare una frase che ha sentito attribuire di sfuggita in televisione a una persona di cui non ricorda precisamente il nome, ma solo che era un politico russo: cercando nella [[:Categoria:Politici russi]] troverà quello che cerca.
 
Una voce non dovrebbe mai far parte, se non in casi eccezionali, di più che due o tre categorie: quando le categorie sono troppe, significa o che nessuna è quella giusta o che ce ne sono molte di superflue. E dare informazioni superflue è un modo di fuorviare il lettore.
Una persona dovrebbe essere categorizzata soltanto secondo le sue caratteristiche e occupazioni più rilevanti: aggiungere a una categoria una voce che la riguarda solo secondariamente serve soltanto a riempire le categorie di elementi inutili. [[Walter Veltroni]], ad esempio, ha scritto vari libri di successo, ma resta innegabilmente prima di tutto un politico; una persona che cercasse la sua voce non penserebbe mai a lui come a «quel romanziere venuto dal nulla», e non cercherebbe mai nella [[:Categoria:Scrittori italiani]], ma soltanto nella [[:Categoria:Politici italiani]]; d'altro canto, a chi cercasse uno scrittore italiano darebbe molto fastidio trovare nella categoria relativa decine di elementi poco pertinenti, che renderebbero la sua ricerca molto più complicata.
 
Norma fondamentale per le sottocategorie è che una voce non deve mai far parte di due categorie l'una sottoposta all'altra. Infatti, se non si sa in quale sottocategoria cercare è possibile aprirle tutte, ma una categoria che contenesse tutti gli elementi delle proprie sottocategorie sarebbe del tutto inutile perché troppo generica e ingestibile in quanto troppo ampia.